Законодательная база российской федерации. Законодательная база российской федерации Удостоверяющий лист гост 28388 пример заполнения

Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).

Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.

1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и содержание меток по:

1. Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ () или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.

1.12. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.

1.13. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.

Характер использования ДМ

Определение

Код

3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т. п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.

Действует Редакция от 20.12.1989

"СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ. ГОСТ 28388-89" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 20.12.89 N 3903)

ВН составляют по форме 10 приложения 9 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении ВН в виде машинограмм на листах формата A3 можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.

4. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки" указывают обозначение первичного(ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

5. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

обозначение УД, если документы включены в УД;

обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов формата А4) или слева от нее (для листов формата A3 и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

6. Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы на перфоносителях), допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

1) предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при этом в графе "Примечание" против обозначения соответствующей ВН указывают "для АБВГ", где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе "Примечание" спецификации;

2) предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о введении их в копии спецификация.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе "Примечание" указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.

1. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных средств для автоматизированного выпуска документации.

2. На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, настройке, приеме в эксплуатацию):

1) соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть использованы в визуальном виде, требованиям НТД;

2) соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного вида продукции;

3) использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие изделия, материалы, размеры, профили и т.п.;

4) соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов и другие.

3. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД наравне с разработчиками.

4. Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по п.2, как правило, нормоконтролю не подвергают.

5. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:

документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его получение);

Вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.

6. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.

По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА УЧЕТА МН И МНЗ

Заполнение инвентарной книги учета МН и МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН:

в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

КАРТОЧКА УЧЕТА МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

В графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

В графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

В графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 5а

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Форма 5б

КАРТОЧКА УЧЕТА ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Системы обработки информации

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ

ГОСТ 28388-89

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Дата введения 01.01.91

Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).

Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.

Документы на МН микрофильмированию не подлежат.

Термины, используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в приложении 1.

1. Общие положения

1.1. ДМ выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД и КС АС.

1.2. Для документирования используют следующие виды МН:

магнитные ленты;

магнитные диски;

гибкие магнитные диски.

1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и «содержание меток по:

ГОСТ 25752 - для магнитных лент шириной 12,7 мм;

ГОСТ 28104 - для магнитных лент шириной 3,81 мм;

ГОСТ 28081 - для гибких магнитных дисков.

Примечания:

1. Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ (приложение 2 ) или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.

2. При необходимости допускается выполнение документов на МН без меток.

1.4. Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном или нескольких томах.

Несколько документов могут быть записаны на одном томе.

1.5. ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи.

При записи одного ДМ на нескольких томах используют один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ.

При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге.

1.6. Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4 .

1.7. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6 .

Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.

1.8. Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 27781.

Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3 .

1.9. На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ - ведомость МНЗ в соответствии с разд. 7 .

1.10. Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии сразд. 8 - 11 и приложением 4 .

1.11. МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению 5 .

1.12. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.

1.13. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.

1.14. Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению 6 .